Certaines informations peuvent ne pas être connues au moment de la rédaction de la déclaration préalable.

Le Maître d’Ouvrage fera porter ces éléments dans le Plan Général de Coordination, qu’il devra alors communiquer aux organismes destinataires de al déclaration initiale.

Toutefois, les coordonnées précises du coordonnateur de conception (personne physique) doivent dans tous les cas figurer dans déclaration préalable.

Le Dossier des Ouvrages exécutés est un dossier technique prévu par le CCAG (article 40) des marchés publics et peut, le cas échéant, être prévu contractuellement dans les marchés privés. Le DOE doit effectivement être produit après réception de l’ouvrage et traite de son exploitation et de son fonctionnement.

Le Dossier de maintenance (article R 4211-4 du Code du Travail est exigible pour tous les bâtiments destinés à recevoir des activités occupant des salariés autrement dit les locaux de travail.

Le Dossier d’Intervention Ultérieure sur l’Ouvrage (art. L 4532-16 & 18 et R 4532-95 à 97) est exigible pour toutes les opérations, quelle que soit la destination de l’ouvrage (habitations, locaux destinés à une activité, établissements recevant du public, voiries, ponts, ...) ; Il doit dans tous les cas être établi et complété par le coordonnateur. Sa finalité est la prévention des risques lors des interventions ultérieures sur l’ouvrage.

Sa composition va varier en fonction de cette destination :

• Pour les locaux destinés à une activité (locaux de travail) il comportera l’ensemble des éléments énoncés au R 4211-3 (définition du dossier de maintenance).
• Pour tous les autres cas, il ne comportera qu’une partie de ces éléments énoncé au R 4211-3 (a,b,c,d, et 3^ème alinéa).

Le DIUO et le Dossier de Maintenance des Lieux de Travail ont la même composition définie à l’article R 4211-3 ; ils sont donc un seul et même dossier.

Si le Coordonnateur SPS a un rôle essentiel de questionnement afin que la prévention des risques soit prise en compte pour les Interventions Ultérieures, il n’a pas la capacité, ni la compétence pour concevoir, calculer, dessiner les dispositifs à intégrer au bâtiment. Il est important que le Maître de l’Ouvrage stipule dans les différents marchés de maîtrise d’œuvre, d’entreprises et de bureau de contrôle le rôle de chacun et en particulier qui fournit les plans, notes de calcul, ... éléments du DOE ou du DIUO au coordonnateur pour que celui-ci complète son dossier.

Les Décrets n’imposent pas de mise à jour du DIUO dans ces deux cas précis du fait de l’absence de Coordonnateur SPS sur ces opérations.

Le Maître d’Ouvrage et l’utilisateur peuvent faire compléter leur DIUO par l’équipe de Maîtrise d’œuvre pour tenir compte des changements probables des interventions ultérieures sur l’ouvrage.

Le DIUO et son contenu sont le retour d’investissement de la mission du Coordonnateur SPS ; le Maître d’Ouvrage a tout intérêt à e que ce document suive l’évolution de son bâtiment quelle que soit l’opération effectuée, avec ou sans Coordonnateur SPS.

La démarche d’établissement d’un DIUO a pour objectif " d’éviter les risques " en influant sur les choix architecturaux et/ou techniques, très tôt, lors de la conception. C’est ainsi que ce document prend toute sa dimension.

Dans le cas où l’opération ne porte que sur une partie d’ouvrage, légalement le DIUO portera sur cette partie. C’est sur cette partie que le Coordonnateur SPS pourra influer en amont.

Toutefois, rien n’empêche le Maître d’Ouvrage d’étendre la mission à des parties cohérentes en terme d’ouvrage. Cette initiative sera hors mission réglementaire et sera limitée en terme de possibilité d’intégration de dispositifs.

Le PGC est avant tout un document d’information aux entreprises lors de la consultation. L’ordre dans lequel les informations sont évoquées importe peu. Elles doivent être regroupées par thème pour être facilement accessibles et définir clairement la charge (rôle) de chacun.

Le PGC pourra utilement faire des renvois précis aux autres pièces du DCE, si elles traitent des mêmes sujets.

Il doit donc être clair et lisible c’est-à-dire bien structuré et non " pollué " par des éléments inutiles (articles réglementaires, photocopies de documents généraux, ... traitement de textes, littérature...) n’intéressant pas l’opération spécifiquement.

L’article R 4532-56 du Code du Travail prévoit que l’entrepreneur doit disposer de 30 jours, à compter de la réception du contrat pour élaborer et transmettre son PPSPS au coordonnateur.

Bien que l’intérêt de ce dernier est d’avoir le plus tôt possible les différents PPSPS pour contrôler le bon respect des règles de prévention et procéder aux harmonisations nécessaires, cette durée minimum de 30 jours après réception du contrat ou de l’ordre de service.

Pour les travaux de second œuvre ou pour les lots ou travaux accessibles de génie civil ce délai peut être ramené à 8 jours. Mais ceci uniquement dans le cas où l’entreprise est en mesure d’affirmer que ces travaux ne comportent pas de risques particuliers au sens de l’annexe II de la Directive Européenne.

Les travaux préparatoires peuvent néanmoins être exécutés pendant la période de préparation du chantier sous réserve de la production d’un plans simplifié et de l’accord après du coordonnateur de réalisation.

La finalité de ce document est de garder une trace écrite des événements, des observations ou notifications du CSPS aux différents acteurs ainsi que les informations concernant les intervenants.

La forme de ce registre est laissée à l’initiative de son rédacteur. Elle doit tenir compte de sa personnalité et de sa manière de travailler.

En aucun cas il ne comportera l’ensemble des pièces de l’opération telles que PGC,  PPSPS...

Il permettra la communication (questions - réponses) avec les différents acteurs de l’opération.

Le visa sur le registre journal par le Maître d’Ouvrage ou la personne interpellée est obligatoire (R 4532-38 - 2°)

Si un acteur refuse de signer, il est recommandé de lui adresser par lettre RAR en privilégiant une formulation qui en l’absence de réponse vaut acquiescement.

Le Registre Journal doit être présenté sur demande à un certain nombre de personnes (R 4532-38 - 6^ème alinéa). Il n’y a pas d’obligation de le laisser en permanence sur le chantier ; toutefois, cette absence va obliger le Coordonnateur SPS à se déplacer rapidement pour présenter son Registre Journal à la demande.

Le Registre Journal étant un outil de communication, il est recommandé lorsque les conditions matérielles le permettent de retenir la solution du double sur chantier ( ex ; carnet manifold). Ce double peut être conservé avec les autres documents tels que PGC, PPSPS dans une armoire spécifique au Coordonnateur SPS et accessible aux organismes de contrôle de prévention.